Smart monitoring w firmie – co warto wiedzieć?

Monitoring w firmie może być skuteczną formą zapewnienia bezpieczeństwa pracowników w niektórych typach zakładów pracy, czy też kontroli jakości produkcji i przeciwdziałania kradzieży mienia. Jednak nie można tak po prostu zamontować kamer i nagrywać pracowników bez ich zgody. Rejestrowanie obrazu w firmie jest regulowane przez szereg przepisów. Przeczytaj, jakie prawa, a jakie obowiązki panują w kwestii monitorowania firmy i zobacz polecane kamery do monitoringu.  Polecamy również inne nasze poradniki dotyczące sprzętu dla firm.

Spis treści:


Wszystkie kamery do monitoringu


Polecane kamery do monitoringu firmy

Wybraliśmy najlepsze kamery do monitoringu, które można stosować w biurach i pomieszczeniach firmowych. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat kamer IP do monitoringu, to zachęcamy do lektury poradnika. Tutaj znajdziesz propozycje konkretnych produktów.












Jaki monitoring w firmie?

W świetle prawa dozwolony jest wyłącznie monitoring wizyjny, czyli zapis wideo bez dźwięku. Kodeks pracy nie obejmuje w swoich przepisach wykorzystania mikrofonów, które są nielegalne. Uprawnienia do nagrywania dźwięku posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne. Rejestrowanie dźwięku przez pracodawcę może skutkować odpowiedzialnością administracyjną, cywilną, a nawet karną.

Monitoring w pracy można zamontować, jeżeli jest on niezbędny. Wiąże się on z przetwarzaniem danych osobowych, dlatego też obejmują go wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z RODO. Pracodawca ma pełne prawo wglądu w nagrania z monitoringu, jednak może je przechowywać jedynie przez ograniczony czas. Nie można również instalować kamer w każdym miejscu. Niektórych pomieszczeń w firmie monitorować absolutnie nie wolno. Natomiast miejsca monitorowane należy odpowiednio oznaczyć. Obowiązuje cały szereg wymogów i ograniczeń.

monitoring w firmie

 

Czy pracodawca ma prawo oglądać monitoring?

Tak, pracodawcy przysługuje prawo do oglądania monitoringu. Jeśli zaistnieją również takie okoliczności, o dostęp do nagrania wideo może ubiegać się osoba zarejestrowana na nagraniu (a więc np. podwładny), gdy sytuacja dotyczy bezpośrednio jej. Trzecim, najczęstszym przypadkiem osoby, która korzysta z prawa do przejrzenia zapisu wideo z monitoringu jest osoba, której skradziono lub zniszczono własność i potrzebuje zidentyfikować sprawców.

Według art. 222 § 3 Kodeksu pracy pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu przez maksymalnie trzy miesiące od momentu zapisu wideo. Po tym czasie zapis należy bezwzględnie zniszczyć, o ile odrębny przepis nie stanowi inaczej.

Czy pracodawca musi poinformować pracowników o kamerach?

Przy wprowadzonych przepisach RODO, pracodawca ma obowiązek informowania o tym, że zamierza wprowadzić monitoring. Co więcej, nie może on zastosować kamer wideo jako formy kontroli pracowników i wydajności ich pracy. Zgodnie z art. 222 § 1 Kodeksu pracy, monitoring w pracy można wykorzystywać wyłącznie, jeśli jest on niezbędny do celów takich, jak:

  • Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników
  • Ochrony mienia
  • Kontroli produkcji
  • Zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

monitoring pracowników w firmie

Informacja o wprowadzeniu monitoringu musi trafić na piśmie do pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego planowanym wprowadzeniem. Ponadto fakt wprowadzenia monitoringu oraz sposób jego zastosowania musi być uwzględniony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub specjalnym obwieszczeniu przy braku wcześniejszych form. O monitoringu muszą być również za każdym razem poinformowani nowi pracownicy (już po jego wprowadzeniu), a na terenie zakładu pracy w miejscach monitorowanych muszą widnieć stosowne oznaczenia o rejestrowaniu obrazu. Musi to nastąpić najpóźniej dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Pracodawca musi również spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli podać:

  • Swoją nazwę i adres
  • Obszar oraz cel monitorowania
  • Okres przetwarzania danych

Jakich pomieszczeń pracodawca nie może monitorować?

Jeśli chodzi o ograniczenia monitoringu, istnieje bezwzględny zakaz prowadzenia rejestracji wideo w pomieszczeniach sanitarnych i socjalnych takich jak:

  • Łazienka
  • Stołówka
  • Szatnia
  • Palarnia

W praktyce wygląda to tak, że monitoring takich pomieszczeń jest technicznie możliwy, ale w przypadku jakiegokolwiek zarzutu ze strony pracowników, pracodawca będzie musiał udowodnić, że jest on niezbędny do realizacji celów wynikających z art. 222 § 1 Kodeksu pracy (wspominaliśmy o nich w sekcji „Czy pracodawca musi poinformować pracowników o kamerach”).

Monitoring firmy przez Internet

Kamery IP służące do monitoringu firmy przez internet są coraz popularniejsze. Sieciowe systemy telewizji przemysłowej mają kilka kluczowych zalet, między innymi większą ilość soczewek. Tam, gdzie trzeba by było kilku analogowych kamer do monitoringu, można zastąpić je jedną kamerą IP. Tego typu monitoring jest również prostszy w instalacji (wymaga mniej kabli), a także umożliwia zdalne przybliżenie i zmianę fokusu.

Monitoring przez internet cechuje się także lepszą jakością i może zapewniać różnego rodzaju dane analityczne, a co więcej, zapisywany obraz jest również zaszyfrowany. Warto mieć na uwadze również to, że kamery IP są w tym momencie bardzo przystępne cenowo i z powodzeniem mogą sobie na nie pozwolić także mniejsze firmy.


Zobacz także zestawy do monitoringu


Smart monitoring w firmie – dlaczego warto?

Zdalny monitoring wizyjny jest w przypadku wielu zakładów pracy niezbędny. Główne powody, dla których warto rozważyć monitoring w miejscu pracy to:

  • Kontrola nad budynkiem – monitoring zwiększa poczucie bezpieczeństwa, pomaga chronić się przed włamaniami oraz pozwala na nadzór wielu aspektów zarządzanego budynku.  Kiedy kamery wychwycą nieprzewidzianą sytuację, pracownik ochrony może zareagować niemal natychmiast. Nowoczesne systemy monitoringu dają zdalny podgląd obrazu z kamer w aplikacji smartfona. Dzięki temu, właściciel lub pracownicy firmy mogą mieć stałą kontrolę nad tym co dzieje się w budynku. Niezależnie od miejsca, w którym się obecnie znajdują. Monitoring przyda się też podczas pożaru, aby namierzyć jego źródło lub osoby wciąż pozostające w budynku. A jeżeli zamontowano urządzenia z czujnikami dymu, można zareagować natychmiast po wykryciu pożaru i zarządzić sprawną ewakuację.
  • Ochrona firmowego parkingu – monitoring przestrzeni parkingowej może działać na potencjalnych sprawców odstraszająco. Chodzi tu zarówno o złodziei, wandali, jak i piratów drogowych. Odpowiednie oznakowania informujące o obecności monitoringu widoczne są już z daleka. Mogą ochronić wiele samochodów przed nieprzyjemnymi sytuacjami, które notorycznie zdarzają się na parkingach. W przypadku kradzieży, kolizji, wypadku lub innej niepożądanej sytuacji, łatwiej ustalić sprawcę. W chwili wykrycia podejrzanej aktywności, smart monitoring może wysyłać powiadomienia do ochrony, zarządu firmy lub odpowiednich służb. Dodatkowo, umożliwia ustawienie automatycznego uruchomienia alarmu w momencie wykrycia zdarzenia, co zwiększa szanse na odstraszenie sprawców i szybką reakcję ochrony.
  • Monitoring w biurze – stosując monitoring wizyjny możemy uchronić się od kradzieży sprzętu czy dokumentów stanowiących tajemnicę firmy. Jednak nie tylko. W biurze może dochodzić do różnych sytuacji. Czasem jest to sprzeczka kończąca się niecelowym zniszczeniem sprzętu. Innym razem pracownicy unikają wykonywania swoich obowiązków. Smart monitoring w biurze dokumentuje wszystkie zdarzenia, które następnie można omówić na zebraniu. Poprawia się nie tylko jakość wykonywanej pracy, ale też atmosfera w firmie. Poza tym, sama obecność monitoringu może zniechęcać pracowników do zachowań uznawanych za naganne.
  • Skuteczna ochrona mienia przed kradzieżą i włamaniami – zdecydowanie łatwiej jest zapobiegać, zamiast łapać. Dlatego samo oznakowanie miejsca pracy, a przez to świadomość monitoringu, może znacząco ukrócić zapędy wandali, złodziejów i włamywaczy. Jednak niestety, nie każdy włamywacz widząc kamery zrezygnuje z prób nielegalnego dostania się do budynku. Systemy ze sztuczną inteligencją analizują obraz w czasie rzeczywistym, wykrywając nietypowe zachowania, takie jak próby włamania. Zatem ochrona może zareagować jeszcze zanim złodziej wejdzie do budynku. Jednak czasami włamanie i tak udaje się, a właściciel firmy ponosi straty. W takiej sytuacji monitoring dla firmy również jest nieoceniony, bo mamy nagraną nie tylko samą kradzież, ale czasem również i twarz złodzieja. Takie nagranie może potem służyć jako dowód w postępowaniu sądowym, ułatwiając właścicielowi firmy przyznanie odszkodowania.
  • Kontrola produkcji – monitorowanie jest narzędziem, które może usprawnić proces produkcji i doprowadzić do zminimalizowania niebezpieczeństw, zoptymalizowania kroków potrzebnych do wytwarzania produktów, a także bieżącej kontroli zużycia materiałów. W efekcie, firma sprawniej wytwarza produkty wyższej jakości. Niestety zdarza się, że czasem dochodzi do wypadków. Może to nastąpić w wyniku awarii maszyny lub nieodpowiedzialnego zachowania któregoś z pracowników. Jeżeli nie ma świadków, można przejrzeć zapis z monitoringu. Następnie nagrania mogą być przeanalizowane w celu ustalenia, jak doszło do wypadku. Takie podejście służy zapobieganiu podobnym incydentom w przyszłości. Dzięki analizie danych, szef może zdecydować o wdrożeniu odpowiednich szkoleń dla nowych pracowników.

Czy warto zainwestować w monitoring?

Jak już wspominaliśmy wyżej, istnieje wiele powodów, dla których nadzorowanie budynku czy miejsca pracy jest przydatne. Czy warto wprowadzać smart monitoring w firmie? Na to pytanie każdy powinien odpowiedzieć indywidualnie, w zależności od budżetu i potrzeb. Niektóre typy biznesów potrzebują go bardziej niż inne.

Jednak rozważając ewentualne konsekwencje braku monitoringu, wydaje się oczywiste, że w takie rozwiązanie zdecydowanie warto zainwestować. Mimo początkowych kosztów kupna i instalacji, smart monitoring w firmie przynosi sporo korzyści. Ochrona przez włamaniem, poprawa bezpieczeństwa i efektywności pracy to tylko część profitów. Warta uwagi jest również lepsza analiza tego, co dzieje się w firmie. Dokumentowanie różnych incydentów może przydać się do wdrażania nowych zasad i metod pracy. Nagrania mogą też przydać się w postępowaniu sądowym, udowodnić czyjąś winę lub jej brak. W dłuższej perspektywie, smart monitoring do firmy zapewnia znaczne obniżenie kosztów.


Może Cię zainteresować:

zdjęcie autora
Autor
Jakub Krawczyński
Na skrzyżowaniu światów dziennikarstwa, PR-u i IT. Ma słabość do najnowszych technologii obrazu oraz dźwięku i nie byłby sobą, gdyby przestał być na bieżąco z gadżetami. Przygodę z komputerami i grami zaczął w wieku 5 lat, a teraz jest tatą małej gejmerki. Gdy nie zajmuje się żonglerką i ekwilibrystyką słowną, lubuje się w słuchaniu alt-rocka, zgłębianiu kina światowego i konsumowaniu szeroko rozumianej (pop)kultury.
Dziękujemy, że przeczytałeś cały artykuł. Jak go oceniasz?
5/5 (3 głosy)

Czytaj więcej