Praca zdalna – wszystko, co potrzebne do pracy z domu

Spis treści:

  • Czym jest praca zdalna? Kto może pracować z domu?
  • Praca z domu – co musisz wiedzieć
  • Organizacja pracy – swojej i zespołu
  • Pozostań w kontakcie – mail to za mało
  • Chmura – otwieranie, udostępnianie, tworzenie i edytowanie plików
  • Pracujesz z domu – z tym sprzętem będzie Ci łatwiej
  • Zachowaj BHP także w domowych warunkach
  • Zalety i wady pracy zdalnej

Na wykonywanie służbowych zadań z domu decyduje się coraz więcej Polaków, jeśli tylko mogą i chcą. W tym artykule przybliżamy, jakie ma praca zdalna wady i zalety, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

O czym należy pamiętać, gdy z chęci lub konieczności realizuje się zawodowe obowiązki właśnie z domu. Czy telepraca to przyszłość? I czy to prawda, że taka forma ma wyłącznie plusy? Pokrótce wszystko wyjaśnimy.

praca zdalna

Czym jest praca zdalna? Kto może pracować z domu?

Praca zdalna – czyli inaczej: telepraca – polega na tym, że zawodowe obowiązki wykonuje się nie w biurze czy innej siedzibie firmy, lecz w domu lub w innych miejscach. Wiążą się z tym liczne korzyści – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, ale ma to też swoje ograniczenia.

Przede wszystkim nie dla każdego taka forma jest dostępna. Trudno sobie wyobrazić, aby pracownik utrzymujący bezpośredni (fizyczny) kontakt z klientem, realizował służbowe zadania z domu.

Jednak programiści, graficy, architekci, montażyści, dziennikarze, tłumacze, księgowi czy telemarketerzy, jak najbardziej mogą pracować w trybie home office. I coraz częściej pracują, choć to wciąż niewielki odsetek.

Z raportu Międzynarodowej Organizacji Pracy wynika, że w ponad połowie państw Unii Europejskiej (przynajmniej w pewnym wymiarze) zdalnie pracuje co piąty pracownik. W Polsce wskaźnik ten wynosi nieco mniej niż 20%. Liderami są Duńczycy, Holendrzy, Szwedzi i Amerykanie – z wynikiem powyżej 30%.

Coraz więcej osób decyduje się na pracę zdalną, a podczas poszukiwań nowej pracy jest to jeden z czynników decydujących o przyjęciu lub odrzuceniu oferty.

Pracodawcy więc coraz częściej dają taką możliwość, szczególnie, że dzięki rozwojowi nowych technologii i przyspieszającemu Internetowi, w wielu przypadkach nic nie stoi na przeszkodzie.

Praca z domu – co musisz wiedzieć

Jeśli mamy wygodnie i efektywnie pracować z domu, potrzebne nam będą określone programy i usługi. Dzięki nim będziemy mogli utrzymywać kontakt ze współpracownikami,  pracodawcą, wymieniać się informacjami, plikami, tworzyć i edytować dokumenty oraz organizować pracę.

Organizacja pracy – swojej i zespołu

Gdy cały zespół jest na miejscu organizacja pracy może nie stanowić problemu. Zupełnie inaczej wygląda to, gdy każdy pracownik działa z domu. Na szczęście są specjalne programy, dzięki którym zarządzanie projektem staje się dużo łatwiejsze.

Dzięki aplikacjom do organizacji pracy, przydzielanie zadań odpowiednim osobom, sporządzanie planów pracy na dzień, tydzień i dłużej oraz monitorowanie postępów ich realizacji staje się znacznie prostsze.

Trello

praca zdalna

Świetnym przykładem takiej aplikacji jest Trello. Na początku tworzymy tablicę, czyli miejsce, w którym znajdą się wszystkie informacje o projekcie. Na niej następnie budujemy listy z krokami, czyli kolejnymi zadaniami do realizacji. Do każdego takiego elementu możemy przypisać termin i wprowadzić opis, a później też wymienić się komentarzami. Choć początkowo wszystko to może wydawać się skomplikowane, wystarczy przejść przez jeden projekt, by docenić jak bardzo pomocne jest to narzędzie.

Slack

praca zdalna

Ciekawą alternatywą dla Trello jest Slack. Ta platforma oparta jest przede wszystkim na komunikacji – pozwala na tworzenie tzw. kanałów, w których można rozmawiać oraz gromadzić wszystkie informacje i pliki związane z danym projektem, zespołem lub tematem. To szansa, by wszystko uporządkować i być zawsze na bieżąco.

Pozostań w kontakcie – mail to za mało

Kolejną spośród najważniejszych grup aplikacji do pracy zdalnej, są komunikatory. To one pozwalają na pozostawanie w stałym kontakcie ze współpracownikami i przełożonymi, lub  prowadzenie rozmów z partnerami biznesowymi i klientami. Za ich pomocą można organizować i uczestniczyć w spotkaniach, prezentacjach czy konferencjach.

Microsoft Teams / Skype

praca zdalna

Od lat jednym z najpopularniejszych komunikatorów używanych w środowisku biznesowym jest Skype, ale jego właściciel zachęca do korzystania z innej aplikacji ze swojego katalogu, mianowicie Microsoft Teams. To zaawansowana i niezawodna platforma do konferencji wideo, rozmów telefonicznych i błyskawicznych wiadomości tekstowych. Krótko mówiąc: znajdziemy tu wszystko, czego potrzeba do sprawnej komunikacji w zespole, niezależnie od miejsca, w jakim przebywają poszczególne osoby.

Google Hangouts

praca zdalna

Godną uwagi alternatywę stanowi Google Hangouts, a przede wszystkim Hangouts Meet. To prosta w obsłudze, a oferująca spore możliwości aplikacja do prowadzenia rozmów wideo i spotkań online. Pełna integracja z systemami mobilnymi oraz łatwe udostępnianie zaproszeń (przez e-mail lub Kalendarz) to kolejne istotne atuty tego programiku.

Chmura – otwieranie, udostępnianie, tworzenie i edytowanie plików

Jeszcze niedawno praca na odległość i wymiana dokumentów była utrudniona. Jednak obecnie, dzięki usługom dysków w chmurze, możemy mieć stały dostęp do firmowych plików i projektów, aktualizowanych na bieżąco przez wszystkich członków zespołu. Możemy je udostępniać, otwierać, edytować, a wprowadzone zmiany od razu będą widoczne dla  zespołu. Co ważne, dostęp do nich będą mieć tylko określone osoby po zalogowaniu się na swoje konto.

Microsoft Office 365

praca zdalna

W tym zastosowaniu dobrze sprawdza się pakiet Microsoft Office 365, zawierający wszystkie kluczowe składniki tego biurowego oprogramowania – od edytora tekstu Word, przez arkusz kalkulacyjny Excel, po kreator prezentacji PowerPoint. Co ważne, zapewnia stałą synchronizację z chmurą, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu mają zawsze aktualne wersje plików. My z kolei na wszystkich swoich urządzeniach aktualne wersje programów, wchodzących w skład tego pakietu.

Google Drive

praca zdalna

Drugą bardzo znaną usługą jest chmurowy dysk Google Drive i pakiet internetowych aplikacji biurowych Google Docs. Ich funkcjonalność jest równie szeroka jak w przypadku składników MS Office. Wyśmienicie sprawdzają się w sytuacji, gdy kilka osób pracuje równocześnie na jednym dokumencie.

Dodajmy, że zarówno Microsoft Office 365, jak i Google Docs działa na komputerach oraz urządzeniach mobilnych.

Team Viewer

praca zdalna

Na koniec chcielibyśmy też wspomnieć o programie Team Viewer. Dzięki niemu nasz kolega z zespołu technicznego może przejąć zdalną kontrolę nad naszym komputerem i wyeliminować trapiący go problem – zupełnie tak, jakbyśmy się znajdowali z nim w jednym biurze.

Pracujesz z domu – z tym sprzętem będzie Ci łatwiej

Programy to jedno, ale przyda się też dobry sprzęt. Dzięki niemu praca z domu będzie równie wygodna i efektywna, a może nawet bardziej niż w sytuacji, gdy realizujemy zadania w biurze. Co będzie nam potrzebne?

Dodatkowy monitor – wygodniejsza praca

Dobrym rozwiązaniem, np. do laptopa, może być zakup monitora, rozszerzającego obszar roboczy. Szczególnie doceniają to osoby pracujące przy edycji tekstów lub arkuszy, oraz zajmujące się obróbką grafiki czy filmów. Na jednym ekranie wyświetlane mogą być  teksty źródłowe, a na drugim okno edytora lub narzędzia do edycji.

Wybrać można klasyczny, niedrogi monitor do 500 zł, albo zdecydować się na monitor ultrapanoramiczny (będący w stanie zastąpić dwa tradycyjne ekrany) lub monitor o proporcjach 16:10, który z kolei oferuje większą przestrzeń roboczą w pionie, co przydaje się do pracy z aplikacjami biurowymi, czy w trakcie edycji grafiki.

Słuchawki (do rozmów, ale i skupienia)

W przypadku telepracy często mogą zdarzać się wideokonferencje czy zdalne spotkania. Dobrze jest więc wyposażyć swój zestaw w słuchawki z mikrofonem. Czy będzie to model nauszny czy douszny, nie ma większego znaczenia, ważne by korzystanie z niego było wygodne.

Najlepiej sprawdzi się sprzęt z certyfikatem potwierdzającym przystosowanie do komunikacji głosowej, np. Skype lub Discord, ale nie jest to wymóg.

Słuchawki przydadzą się także po to, aby uzyskać odrobinę prywatności i skupienia. W czasie, gdy po domu krząta się kilka osób, a dzieci hałasują trudno się skupić. Dzięki słuchawkom jest o to znacznie łatwiej.

Dobry router i szybki Internet (także mobilny)

Efektywna praca przez Internet wymaga dobrego połączenia sieciowego: szybkiego i niezawodnego. Jeżeli dostawca Internetu jest w stanie zapewnić takie łącze, to naszym zadaniem jest już tylko zadbanie o sprzęt, który nie będzie tego ograniczać, a więc dobry router.

Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na dwie cechy: obecność gigabitowego portu WAN oraz (optymalnie) dwupasmowego Wi-Fi w standardzie AC.

Alternatywą jest także router 4G LTE na kartę SIM. Operatorzy komórkowi oferują obecnie spore pakiety internetu lub nawet nielimitowany dostęp do sieci, co w przypadku pracy zdalnej jest kluczowe. Dodatkowe, oddzielne łącze internetowe pozwala także na swobodny dostęp do sieci przez wszystkich domowników jednocześnie.

W razie potrzeby możemy z internetu mobilnego korzystać także w innym miejscu, jeśli akurat nie możemy pracować w domu.

Klawiatura i mysz do komputera (i laptopa)

Praca zdalna to najczęściej długie godziny spędzone przed ekranem. Dlatego pracownik zdalny musi zadbać o ergonomię swojego stanowiska pracy. Jednym z jego elementów jest wybór odpowiednich peryferiów do komputera. Wygodna klawiatura z podpórką pod nadgarstki, a także ergonomiczna myszka z dobrą podkładką, to podstawa.

Myszka przyda się także pracując na laptopie. Wprawdzie wbudowany touchpad jest w stanie ją zastąpić, ale na dłuższą metę jest to o wiele mniej wygodne, dlatego myszka staje się koniecznością.

Komputer PC czy laptop? Co lepsze do pracy w domu?

Podstawowym narzędziem pracy jest komputer. Niezależnie od tego, czy jest to komputer stacjonarny czy laptop, ważne, by zapewniał wystarczająco dużą wydajność do pracy. Ze względu na ilość miejsca, jaką mamy do dyspozycji w domu, najczęściej wybierany jest laptop, który można też w razie potrzeby spakować i zabrać ze sobą np. do biura.

Oczywiście konkretna specyfikacja zależy już od rodzaju zadań do realizacji. Do pracy biurowej wystarczy przeciętny pecet, ale już do obróbki grafiki potrzebny będzie sprzęt z podzespołami wyższej klasy.

Dla bezpieczeństwa firmowych danych istotne jest też, by był na nim zainstalowany legalny i aktualny system operacyjny oraz opcjonalnie aktualne oprogramowanie antywirusowe.

W linkach poniżej znajdziesz wszelkie informacje niezbędne do tego, aby wybrać odpowiedni komputer i laptop oraz plusy i minusy każdego z nich.

Usiądź wygodnie

Wypada też zadbać o wygodne krzesło i ergonomiczne biurko. Pod tym względem ma się pełną dowolność. Najważniejsze byśmy siedzieli prosto i mogli bez dyskomfortu pracować przez określoną liczbę godzin.

Dobrym rozwiązaniem może być fotel gamingowy, oferujący szerokie opcje regulacji – wysokości, odchylenia czy ułożenia podłokietników.

Więcej informacji znajdziesz w poradniku, w którym omawiamy, jak zwiększyć komfort pracy przy biurku. Link poniżej.

Zachowaj BHP także w domowych warunkach

To, że szef czy BHP nie widzi, to nie znaczy, że można lekceważyć temat, jakim jest czystość stanowiska pracy. Warto o to zadbać nie tylko dla własnego komfortu, ale też bezpieczeństwa.

Nie chodzi tylko o czyszczenie sprzętu biurowego (np. za pomocą wilgotnych chusteczek, ściereczek z płynem dezynfekującym czy sprężonego powietrza), ale też o porządkowanie dokumentów za pomocą takich akcesoriów jak segregatory czy teczki.

TurboKurier – błyskawiczna dostawa (#zostańwdomu)

Turbo Kurier

Wszystko, co niezbędne dla Twojej pracy w domu możesz wygodnie zamówić w Komputronik.pl, a co ważne, możesz liczyć na szybką dostawę. Szczególnie, jeśli mieszkasz w Łodzi, Poznaniu, Warszawie, Katowicach lub Krakowie, gdzie obowiązuje dostawa nawet tego samego dnia!

Zalety i wady pracy zdalnej

Na koniec jeszcze warto wspomnieć, że praca zdalna to nie tylko pełen luzik i same korzyści, ale i sporo niedogodności. Gdy na telepracę chcemy się zdecydować z własnej woli, dobrze jest najpierw rozważyć wszystkie za i przeciw.

Zalety pracy zdalnej

  • To (w większości przypadków) przede wszystkim luźniejsze godziny, w jakich realizujemy obowiązki. Jeśli wolimy dłużej pospać – żaden problem. Jeśli potrzebujemy drzemki w ciągu dnia, również. Musimy wywiązać się z obowiązków, ale jak to rozplanujemy, to już zależy od nas. Luźniejszy jest także dress-code –  choć badania pokazują, że nie warto pracować w piżamie.
  • Dzięki temu, że nie trzeba na przykład siedzieć w biurze od 9 do 17, można spokojnie załatwić sprawy na mieście i w urzędach, których godziny działania często pokrywają się z godzinami naszej pracy. Pracy, do której na pewno się nie spóźnimy.
  • Telepraca oznacza także oszczędność czasu i pieniędzy dla pracownika. Jeden nie traci czasu na dojazdy do i z pracy, w tym na stanie w korkach w godzinach szczytu, ani pieniędzy na te dojazdy czy jedzenie na mieście. Z kolei pracodawca może pozwolić sobie np.: na mniejsze biuro.
  • Więcej czasu dla siebie to także większe zadowolenie z życia i większa motywacja do efektywnej pracy.
  • To ostatnie na plus wychodzi również pracodawcy, który zresztą też może liczyć na  obniżenie kosztów prowadzenia działalności, które normalnie generowałby pracownik w biurze.

Wady pracy zdalnej

  • Pracownik zdalny sam musi zadbać o właściwie warunki do pracy w swoim home office. W końcu jest u siebie i nikt nie ustawi za niego odpowiedniej atmosfery czy porządku.
  • Brak szefa lub kierownika stojącego za plecami sprawia, że pracownik sam musi się kontrolować i dbać o odpowiedni poziom motywacji. Samodyscyplina może być sporym wyzwaniem, szczególnie, gdy nie zadba się o wyeliminowanie rozpraszaczy, skutecznie obniżających koncentrację.
  • Problemem może być także nienormowany czas pracy w połączeniu z brakiem samodyscypliny. Może prowadzić do rozleniwienia lub sytuacji, w której tak naprawdę ciągle jest się w pracy. Brak balansu pomiędzy pracą i życiem powoduje zaś spadek motywacji i efektywności.
  • Negatywnie na kondycję psychiczną zdalnego pracownika może też wpływać brak kontaktu z innymi ludźmi. Dlatego powinien on zadbać o to, by po pracy spotykać się ze znajomymi.
  • Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze kwestia zaufania pracodawcy do pracownika. Ten pierwszy nie może sprawować pełnej kontroli nad pracą swojego podwładnego – może jedynie oceniać jej efekty. To samo tyczy się bezpieczeństwa firmowych danych.
  • Przede wszystkim praca zdalna nie jest dla każdego. Jeśli jednak potrafimy dobrze zaplanować dzień i samokontrola nie jest problemem, to rzeczywiście możemy docenić wolność i mieć więcej czasu dla bliskich czy na swoje hobby.

Wojciech Kulik

W nowych technologiach szuka realnego wpływu na ludzkie życie i na nim właśnie się koncentruje. Na co dzień wyznaje zasadę, że prawdopodobieństwo powodzenia zawsze wynosi 50 proc., a to więcej niż potrzeba, by działać.