Archiwizacja danych w firmie – co warto wiedzieć?

Właściwie przechowywanie i archiwizacja danych w firmie, to jeden z kluczowych aspektów jej działalności. Każde firma generuje i przetwarza każdego dnia ogromną ilość danych, plików, dokumentów, faktur i informacji wszelkiego rodzaju. Niezbędne jest więc zadbanie o ich bezpieczeństwo i zabezpieczenie przed dostępem osób postronnych.

Równie ważne jest dbanie o regularne tworzenie kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerach pracowników, aby w każdej chwili mieć do nich dostęp, nawet w przypadku awarii laptopa czy dysku. W tym artykule zbieramy wszystkie niezbędne informacje w temacie zarządzania danymi w biurze.

Spis treści

• Dlaczego warto tworzyć kopie zapasowe danych firmowych?
• UPS – zasilanie awaryjne na wszelki wypadek
• Serwer NAS – wygodne miejsce na firmowe dane i kopie zapasowe
• Przechowywanie danych na dysku zewnętrznym
• A może pendrive?
• Skanowanie dokumentów

Dlaczego warto tworzyć kopie zapasowe danych firmowych?

Jedną z najważniejszych rzeczy, o które trzeba zadbać w każdej firmie, jest zapewnienie kopii zapasowych danych przechowywanych na służbowych komputerach.

Sama utrata czy uszkodzenie laptopa, czy peceta, chociaż dotkliwa i przykra, nie stanowi tak wielkiego problemu, jak utrata dokumentów, plików i pozostałych danych zapisanych na dysku twardym. Ich odtworzenie często okazuje się niemożliwe.

Dlatego tak istotne jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Sposobów na to jest wiele. Kopie mogą tworzone być lokalnie (np. dysku zewnętrznym) albo w chmurze (np. Google Drive czy Microsoft OneDrive).

O plusach i minusach każdego rozwiązania przeczytasz więcej w artykule Jak backupować dane? Jak tworzyć kopie zapasowe?

UPS – zasilanie awaryjne na wszelki wypadek

Tworzenie kopii zapasowych to jedna z metod ochrony przed utratą danych. Inną jest korzystanie z zasilaczy UPS, czyli urządzenia zapewniające zasilanie awaryjne w momencie skoków napięcia lub całkowitej awarii zasilania z sieci energetycznej. Dzięki temu użytkownik otrzymuje czas niezbędny na kontynuowanie pracy lub zapisanie plików i bezpieczne wyłączenie sprzętu. Zasilacze UPS stosowane są zarówno do komputerów, jak i serwerów.

Wszelkie niezbędne informacje o UPS zebraliśmy w artykule Jaki zasilacz UPS do komputera wybrać?

Serwer NAS – wygodne miejsce na firmowe dane i kopie zapasowe

W zasadzie nagłówek mówi wszystko. Serwery NAS są często wykorzystywane w nowoczesnych firmach, których pracownicy potrzebują szybkiego dostępu do plików, danych i informacji. Dzięki serwerom NAS wymiana danych między komputerami jest bardzo łatwa, co oszczędza czas i usprawnia pracę.

Oprócz magazynowania danych urządzenia te są najczęściej wykorzystywane do tworzenia kopii zapasowych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu mogą one być tworzone automatycznie, bez ingerencji pracownika, co zdecydowanie zmniejsza ryzyko utraty jakichkolwiek danych.

Zastosowań serwerów NAS jest znacznie więcej, zebraliśmy je w poradniku Jaki serwer NAS? Jak wybrać?

Przechowywanie danych na dysku zewnętrznym

Oczywiście nie każda firma potrzebuje tak zaawansowanego rozwiązania, jak serwer NAS do przechowywania danych. W mniejszych biurach w zupełności wystarczające mogą się okazać dyski zewnętrzne. Wymagają zdecydowanie mniej zachodu i umiejętności technicznych, są gotowe do działania od razu po podłączeniu do komputera.

Wybór odpowiedniego modelu zależy oczywiście od potrzeb pracownika – przede wszystkim ilość i wielkość plików i dokumentów, które mają tam być przechowywane. Jeśli dysk ma być łatwy w przenoszeniu, warto wybrać jeden z przenośnych dysków 2,5 cala. Natomiast jeśli dysk będzie używany wyłącznie na miejscu w biurze i zależy nam przede wszystkim na pojemności, lepszym rozwiązaniem będą dyski 3,5 cala oferujące nawet 10 TB przestrzeni na dane.

Szczegółowe informacje dotyczące dysków zewnętrznych oraz polecane modele znajdują się w artykule Jaki dysk zewnętrzny wybrać? Ranking dysków zewnętrznych

A może pendrive?

Wygodniejszym i zdecydowanie bardziej poręcznym rozwiązaniem jest korzystanie z pendrive. Ich zaletą jest zdecydowanie mniejszy rozmiar oraz pojemność wystarczającą do szybkiego przenoszenia plików pomiędzy komputerami. Dzięki temu można oszczędzać czas potrzebny na transfer danych przez internet, a jednocześnie zmniejsza się ryzyko, że kto przechwyci poufne dane. Warto zainwestować w pendrive o wzmocnionej konstrukcji, aby mieć pewność, że nie uszkodzimy go przypadkiem.

Więcej informacji w artykule Jaki pendrive wybrać? Poradnik zakupowy. Polecane tanie pamięci USB umieściliśmy w rankingu pendrive’ów do 100 zł.

Godnym uwagi produktem jest także szyfrowany pendrive. Korzystając z niego mamy zdecydowanie większą szansę na to, że kluczowe firmowe dane i informacje nie znajdą się w niepowołanych rękach. Nawet jeśli zdarzy się nam zgubić pendrive, to odczytanie danych nie będzie możliwe.

Rodzaje szyfrowanych pamięci USB oraz polecane przez nas konkretne modele znajdziesz w artykule Jak wybrać szyfrowany pendrive? Na co zwrócić uwagę?

Skanowanie dokumentów

Mimo iż coraz częściej dokumenty firmowe są tworzone i przesyłane w formie elektronicznej, to wciąż są sytuacje, kiedy przesyłany jest ich papierowy odpowiednik. Dlatego skanery dokumentów wciąż są powszechnie stosowane w praktycznie każdym biurze. Na szczęście większość urządzeń wielofunkcyjnych jest wyposażona w skaner. W zależności od potrzeb firmy i ilości dokumentów, które muszą zostać przetworzone, można wybrać model wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów (ADF) przyspieszający cały proces.

Polecane modele znajdziesz w artykule Jak drukarka do małej firmy. Jeśli natomiast zależy nam przede wszystkim na mobilności, to można zdecydować się na przenośny skaner. W czasach pracy zdalnej to naprawdę przydatne rozwiązanie. Więcej przeczytasz w artykule Co to skaner przenośny? Kiedy warto kupić mobilny skaner?