Niszczarki dokumentów

Niszczarka do papieru — specyfika urządzenia

Niszczarka do papieru to urządzenie biurowe przeznaczone do bezpiecznego niszczenia dokumentów. Dokonuje tego cięciem ich na małe kawałki, co uniemożliwia późniejsze odtworzenie i odczytanie treści. W zależności od modelu, niszczarka do dokumentów może także niszczyć kartki ze spinaczami, zszywkami oraz karty płatnicze i płyty CD/DVD. 

Dlaczego niszczarka do papieru jest niezbędna w biurze?

Niszczarki dokumentów pozwalają pozbyć się niepotrzebnych papierów i zabezpieczyć znajdujące się na nich dane przed niepowołanym dostępem. To podstawowy sprzęt do biura, który znajduje też zastosowanie w domu (np. do niszczenia nieaktualnych druków umów czy wyciągów bankowych).Niszczarka do papieru zabezpiecza przed przypadkowym wyciekiem informacji i chroni przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów. Niszczarki pomagają też firmom spełnić wymogi związane z ochroną danych (np. RODO). Osobom prywatnym dbającym o swoje dane, widoczne np. na korespondencji, może się przydać tania niszczarka do domu - na przykład Tracer Razor 2.

Dwa inne powody, dla których niszczarka do papieru powinna znaleźć się w biurze, to:

• Wygoda i szybkość niszczenia dokumentów, również tych mało istotnych jak brudnopisy, odręczne notatki. Zgniatanie kartek, ich ręczne targanie lub cięcie nożyczkami jest dodatkową i niepotrzebną pracą dla pracowników. 
• Oszczędność miejsca, papier pocięty przez niszczarkę można łatwiej ugniatać w koszu, przez co wymiana worków może odbywać się rzadziej.

Jakie są rodzaje niszczarek do papieru?

Istnieją dwa rodzaje niszczarki do papieru:

• niszczarka paskowa (strip-cut) — tnie dokumenty na długie, wąskie paski. Są to najprostsze i najtańsze niszczarki domowe, które oferują najniższy poziom bezpieczeństwa;
• niszczarka ścinkowa (cross-cut) — tnie dokumenty na małe, prostokątne kawałki, co zwiększa poziom bezpieczeństwa w porównaniu do niszczarek paskowych.

Niszczarki do papieru można także klasyfikować ze względu na miejsce lokalizacji. Najczęściej spotykane są niszczarki wolnostojące, występujące w komplecie z dedykowanym koszem na papier. Można je ustawić w dowolnym miejscu na podłodze. Drugi rodzaj to niszczarki do papieru mocowane np. do blatu biurka, nad koszem na śmieci lub kartonem na odpadki. Są to małe podręczne niszczarki o wydajności kilku kartek na minutę.

Jakie funkcje powinna mieć dobra niszczarka do papieru?

Dobra niszczarka do papieru domowa i firmowa powinna mieć co najmniej pięć funkcji:

• automatyczne uruchamianie i zatrzymywanie, co ułatwia obsługę urządzenia;
• funkcja odwrócenia pracy (reverse), która pozwala wycofać zacięty papier;
• duża pojemność kosza, aby zmniejszyć częstotliwość opróżniania;
• bezpieczeństwo użytkowania, np. blokady bezpieczeństwa, systemy zapobiegające przegrzaniu, wykrywanie nieprawidłowo założonego urządzenia na kosz;
• diody lub wyświetlacza - czyli system komunikacji, który będzie informował o stanie urządzenia (włączony, zacięcie papieru, przegrzanie)

Jakie są normy bezpieczeństwa dla niszczarek do papieru?

Normy bezpieczeństwa dla niszczarek do papieru są określone przez normę DIN 66399, która definiuje poziomy tajności w zależności od rodzaju niszczonego materiału oraz wymaganej ochrony danych. Dodatkowe normy bezpieczeństwa mogą obejmować certyfikaty ochrony przed przegrzaniem i automatycznego wyłączenia, co minimalizuje ryzyko awarii urządzenia. Wysokiej jakości niszczarki powinny posiadać funkcje ochrony użytkownika, takie jak blokady zabezpieczające przed przypadkowym uruchomieniem lub brak możliwości uruchomienia niszczarki, jeśli nie jest równo nałożona na koszu.

Jakie są poziomy tajności niszczarek do papieru?

Niszczarka do papieru powinna być zgodna z jednym z siedmiu poziomów tajności. Mają one określenia od P-1 do P-7.

• P-1 i P-2 — niski poziom bezpieczeństwa, odpowiedni do niszczenia mniej wrażliwych dokumentów;
• P-3 i P-4 — średni poziom tajności, idealny do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe i firmowe;
• P-5 i P-6 — wysoki poziom tajności, przeznaczony do niszczenia szczególnie wrażliwych informacji;
• P-7 — najwyższy poziom bezpieczeństwa, wykorzystywany do niszczenia tajnych dokumentów rządowych i wojskowych.

Jak wybrać odpowiednią niszczarkę do papieru?

Przy zakupie niszczarki należy zwrócić uwagę na cztery parametry:

• poziom tajności — do niszczenia dokumentów zawierających wrażliwe dane, odpowiednia będzie niszczarka do papieru zgodna z poziomem P-4 lub wyższym;
• wydajność — pojemność kosza i maksymalna liczba kartek, które urządzenie jednorazowo może zniszczyć;
• typ cięcia — dla zapewnienia wyższego bezpieczeństwa polecane są niszczarki ścinkowe;
• funkcje dodatkowe — automatyczny start/stop, funkcja reverse, zabezpieczenia przed przegrzaniem;
• głośność —- im większa wydajność niszczarki, tym zwykle głośniej ona pracuje. Ciche niszczarki to te, których głośność nie przekracza 50-60 dB. Głośna niszczarka może generować hałas nawet powyżej 80 dB 

Jak konserwować niszczarkę do papieru?

Aby niszczarka do papieru służyła jak najdłużej, należy przestrzegać czterech zaleceń:

• smarowanie — regularne smarowanie noży tnących olejem do niszczarek zapobiega ich zacieraniu. Smarowanie należy wykonywać co każde 30 minut pracy niszczarki; 
• opróżnianie kosza — systematyczne usuwanie ścinek pomaga uniknąć zatorów; 
• nie niszczenie twardych przedmiotów - nie wszystkie modele niszczarek są przystosowane do niszczenia płyt CD lub kart kredytowych. Jeśli producent nie informuje że urządzenie ma taką możliwość, niszczarka może bezpiecznie ciąć tylko papier;
• unikanie przeciążeń — przestrzeganie limitu jednorazowo niszczonych kartek - producenci za domyślną przyjmują gramaturę 80g/m.Przy kartkach o większej gramaturze (grubszych), należy zmniejszyć ich ilość do jednorazowego niszczenia.

Najlepszy sposób aby prawidłowo nasmarować ostrza niszczarki, to zygzakiem rozlać olej na czystej kartce do papieru i zniszczyć ją w urządzeniu. Następnie należy zniszczyć kilka czystych kartek, których papier wchłonie nadmiar oleju z noży.

Czy można samodzielnie naostrzyć noże w niszczarce?

Producenci nie dopuszczają możliwości samodzielnego ostrzenia noży w niszczarkach. W przypadku zmniejszającej się sprawności ostrzy, zaleca się oddanie urządzenia do serwisu, który wykona profesjonalne ostrzenie noży lub zaleci ich wymianę na nowe.

Co zrobić w razie zacięcia papieru w niszczarce?

W takim przypadku należy użyć funkcji reverse i wycofywać papier z niszczarki, powtarzając czynność do jej całkowitego odblokowania.